De ultieme gids voor de receptie van Sirvoy en hoe de efficiëntie van het hotel te verhogen

22 februari 2023 18:40 CET

De receptie is het middelpunt van uw hotel. Hier begroet je gasten en maak je reserveringen. Het is het centrum van waaruit je de huishouding en agenda organiseert. 

Maar ontvangstbalie is niet zomaar een meubelstuk. Het moet zowel digitaal als fysiek zijn. Deze twee partijen die samenwerken zijn de sleutel tot maximale efficiëntie.

Sirvoy is waar uw digitale receptie gedijt. Onze frontdeskfuncties maken het beheer van uw hotel gemakkelijk, vanaf elk apparaat, waar u maar wilt; op locatie of zelfs in het comfort van uw huis.

Of u nu een Sirvoy pro bent, of net uw samenwerking met ons begint, deze gids legt uit hoe u de baliefuncties in Sirvoy gebruikt, hoe u er het meeste uit haalt, en welke voordelen ze u en uw gasten bieden.

Nieuw bij Sirvoy? 

– Probeer het 14 dagen gratis uit en test alle functies van Sirvoy Pro.

– Volg onze installatiegids en begin in enkele minuten met het accepteren van boekingen.

Wat is frontdesksoftware?

Frontdesksoftware is de technologie die horecabedrijven gebruiken voor hun dagelijkse werkzaamheden. Het versnelt het taakbeheer, de communicatie met gasten, het bijhouden van gegevens en nog veel meer. Het is een belangrijk onderdeel van Hospitality Management Systems (HMS) zoals Sirvoy.

HMS omvat ook:

  • Channelmanagers
  • Booking engines
  • Betalingsmodules
  • En meer

Hoe kan receptiesoftware mijn horecabedrijf helpen?

Essentiële taken worden met frontdesksoftware geautomatiseerd en gestroomlijnd, waardoor het aantal fouten afneemt en de efficiëntie toeneemt. Wat vroeger uren (zelfs dagen) duurde, kan nu met één klik worden bereikt. De tijd die Sirvoy u bespaart is tijd die u kunt herinvesteren in de zorg voor uw gasten.

  • Verbetert de efficiëntie – Door tijdrovende taken te automatiseren. 
  • Vermindert fouten – Door het gebruik van zeer nauwkeurige geautomatiseerde processen.
  • Verlaagt de kosten – Door de werkdruk voor u en uw personeel te verlichten.

“We zijn vorig jaar overgestapt op Sirvoy en vinden het geweldig hoe gebruiksvriendelijk en uitgebreid het is. Na onderzoek van vele reserveringssystemen was Sirvoy de enige die aan al onze behoeften voldeed en we konden niet gelukkiger zijn.” 

– Jenna Fisher, eigenaar van Whispering Springs Wilderness Retreat in Grafton, Canada.

Hoe helpen Sirvoy’s vier belangrijkste Front Desk functies u?

Ons frontdesksysteem heeft veel te bieden: we laten je graag de grootste functies zien. 

  1. Hoe boekingen maken en wijzigen in Sirvoy
  2. Hoe gebruikt u Sirvoy’s kalender pagina
  3. Hoe Sirvoy’s units pagina en huishoudelijke functies te gebruiken
  4. Hoe communiceren met gasten met Sirvoy

1. Hoe boekingen maken en wijzigen in Sirvoy

Nieuwe boekingen zijn het levensbloed van hotels. Gasten kunnen deze aanmaken met behulp van uw reserveringssysteem of via boekingskanalen zoals Expedia, Booking.com en vele anderen. Koppel Sirvoy aan die kanalen en de boekingen die uw gasten maken worden automatisch geregistreerd in Sirvoy. 

Maar 40% van de boekingen wordt gemaakt door u en uw personeel aan de balie, wat uitstekend is voor de zaken. Boekingen die rechtstreeks bij u worden gemaakt zijn commissievrij.

Boekingen maken

Er zijn twee manieren om handmatig een boeking te maken in Sirvoy.

Op de Nieuwe Boeking Pagina

  1. Kies de check-in en check-out data in het kalender dropdown menu
  2. Geef het aantal gasten op
  3. Klik op “Zoeken” om alle beschikbare units te zien die voldoen aan de datum en het aantal gasten
  4. Selecteer de unit die de gast wenst en selecteer eventuele extra’s
  5. Klik op “Volgende stap”.
  6. Vul gastgegevens in
  7. Klik op “Boek nu”.

De kalenderpagina gebruiken

  1. Klik op het vakje met de gewenste unit en de incheckdatum.
  2. Geef het aantal gasten en de uitcheckdatum op.
  3. Klik op “Zoeken” om een snelkoppeling te openen naar een nieuwe boeking met de bovenstaande gegevens vooraf ingevuld.
  4. Pas indien nodig de vooringevulde selecties aan en klik op “Volgende stap”.
  5. Vul gastgegevens in
  6. Klik op “Boek nu”.

Boekingen wijzigen

Hotels zijn dynamisch – alles is in beweging. Als een boeking eenmaal bestaat, zijn veranderingen onvermijdelijk. Soms annuleren gasten, willen ze van kamer veranderen, hun verblijf verlengen of vragen ze om een aantal andere wijzigingen. 

Ga voor deze wijzigingen naar de pagina met de boekingsgegevens van elke reservering.

Om toegang te krijgen tot een pagina met boekingsdetails: 

Vanaf de pagina met reserveringsgegevens kunt u:

Stel waarschuwingen in voor nieuwe boekingen zodat u gemakkelijk op de hoogte kunt blijven van nieuwe aankomsten.

Het sorteren van een enorme stapel boekingen is leuk, maar kan toch een probleem zijn. Dus we hebben het een fluitje van een cent gemaakt om te zoeken naar boekingen in het dashboard of vanuit de boekingenpagina.

2. Hoe gebruikt u Sirvoy’s kalender pagina

De Sirvoy kalenderpagina is ontworpen met het oog op efficiëntie. 85% van de werknemers zegt elke dag 1 tot 2 uur te zoeken naar de informatie die ze nodig hebben.1 Met de kalenderpagina staat de informatie die voor uw accommodatie het belangrijkst is op één gemakkelijk terug te vinden plaats. 

In één oogopslag geeft het een overzicht van:

  • Boekingen
  • Units
  • Beperkt beschikbare extra’s
  • Huishouding

Maar het gaat verder dan dat. De kalenderpagina zit vol met functies om het bekijken, organiseren en wijzigen van die gegevens gemakkelijk te maken.

Gegevens weergeven:

Boekingen en eenheden beheren

Gegevens organiseren:

3. Hoe Sirvoy’s units pagina en huishoudelijke functies te gebruiken

De eenheden pagina geeft een overzicht van de staat van uw eenheden – of het nu kamers, campings, yurts of andere accommodaties zijn. Voor elke willekeurige dag kunt u de huidige boekingsgegevens van uw eenheden en de status van hun huishoudelijke activiteiten bekijken. 

Nog geen eenheden ingesteld? 

– Bekijk onze starthandleiding om de basis in enkele minuten onder de knie te krijgen.

Navigeren door de Unitspagina

Verken de pagina met units op twee manieren.

Datum Navigatie

Gebruik de unitspagina om de hotelactiviteit in real time te controleren – is kamer 101 schoongemaakt? Wie verblijft er in kamer 102? Heeft 203 al uitgecheckt? Maar gebruik het ook om naar het verleden en de toekomst te kijken.

Gebruik de navigatietool om één dag vooruit of een dag terug te gaan, of klik op “Selecteren” om een specifieke dag in het verleden of de toekomst te bekijken.

Tabbladen en filters

Zie alleen wat u wilt door de weergave te beperken met twee methoden.

Gebruik tabbladen om te kiezen uit:

  • Alle units
  • units die in gebruik zijn
  • Check-ins
  • Check-outs
  • Overnachtingen
  • Evacuatielijst

Gebruik filters om het aantal weer te geven units terug te brengen:

  • Categorie
  • Schoonmaak status
  • Kamertype

Huishoudelijke functies op de Unitspagina gebruiken

Schoonmaak heeft een enorme invloed op de tevredenheid van de gasten.n. 86% van de hotelgasten noemde netheid als belangrijkste criterium bij het lezen van online beoordelingen.2 Om de schoonmaak en andere belangrijke taken moeiteloos te beheren, hoeft u niet verder te kijken dan de unitspagina. 

Opzetten en bijhouden van huishoudelijke taken:

De Unitspagina gebruiken in een noodgeval

Hoewel we hopen dat het nooit zover komt, is het als goede gastheer uw verantwoordelijkheid om gasten in noodgevallen veilig te houden.

De evacuatielijst, toegankelijk via de unitspagina, bevat een actueel overzicht van elke ingecheckte boeking.

  • Bekijk het door het tabblad “Evacuatielijst” te selecteren. 
  • U krijgt een afdrukbare PDF-lijst door op het printericoontje te klikken terwijl het tabblad “Evacuatielijst” is geselecteerd.
  • Wijzig het formaat van de evacuatielijst door te klikken op het instellingen-icon.

4. Hoe communiceren met gasten met Sirvoy

Gasten verwachten duidelijke communicatie. 88% van de klanten zegt dat de ervaring die een bedrijf biedt net zo belangrijk is als het aangeboden product.3

Om uw gasten de beste klantervaring te bieden, maakt Sirvoy digitale communicatie eenvoudig. 

Sjablonen gebruiken om communicatie met gasten te automatiseren

Sjablonen maken regelmatige communicatie met gasten bijna moeiteloos. Maak sjablonen voor e-mails met vooraf geschreven berichten en vooraf bepaalde verzendtijden die automatisch kunnen worden verzonden zonder menselijke input.

Zoals:

  • Bevestigingsmails voor boekingen of annuleringen.
  • Enquêtes of coupons die worden verzonden na het afrekenen.
  • Herinneringen over veiligheid en huishoudelijke procedures verstuurd voor het inchecken.
  • Gidsen met lokale bezienswaardigheden die na de boeking worden toegestuurd om de gasten te helpen bij het plannen van hun reis.

Automatische e-mails op basis van kamertype categorieën kunnen uw berichten verder op maat maken.

Om een sjabloon te maken:

  1. Ga naar Instellingen -> Talen en teksten.
  2. Klik in “E-mailsjablonen” of “SMS-sjablonen” op “Nieuwe sjabloon toevoegen”.
  3. Geef de sjabloon een naam voor intern gebruik.
  4. Selecteer in het vervolgkeuzemenu “Automatisch verzenden” de voorwaarden voor het automatisch verzenden van de sjabloon. 
  5. Vul voor elke taal de inhoud van het bericht in.
  6. Klik op “Opslaan”.

Heb je inspiratie nodig? We hebben voorbeeldsjablonen die u als uitgangspunt kunt gebruiken.

Handmatig een e-mail of SMS naar gasten sturen

Communiceer met gasten rechtstreeks vanaf hun boekingspagina.

Om een pagina met boekingsgegevens te openen 

In een pagina met boekingsdetails:

  1. Klik op “E-mail verzenden” of “SMS verzenden”. Als er voor de boeking al een e-mailadres of telefoonnummer bekend is, wordt dit automatisch ingevuld. 
  2. Selecteer een sjabloon in het keuzemenu “Sjabloon kiezen” of typ de inhoud.
  3. Klik op de verzendknop als u klaar bent.

Verzonden berichten worden geregistreerd in het gedeelte “Geschiedenis” van een pagina met boekingsdetails. Van daaruit kunt u het bericht bekijken, zien wie het verzonden heeft, wanneer het verzonden is en of het ontvangen is.

Dit kan ook:

Communicatie met gasten personaliseren 

Dat uw berichten automatisch zijn, betekent niet dat ze robotachtig moeten zijn. 

Gebruik de naam van je gast, de specifieke kamer die ze geboekt hebben, hun verblijfsdata en meer om een persoonlijk bericht te maken. 

  • Uw gasten willen zich speciaal voelen! 62% van de consumenten is “blij” en “enthousiast” om te reageren op een gepersonaliseerde boodschap.4
  • Het is goed voor de marketing. E-mails met gepersonaliseerde onderwerpregels worden meer dan twee keer zo vaak geopend.5

Maar hoe kun je dat allemaal doen zonder tijdrovende bewerkingen?

Sirvoy’s placeholder codes helpen je hierbij. Door placeholdercode in uw sjablonen op te nemen, haalt Sirvoy automatisch de bijbehorende informatie op en plaatst deze in het bericht. 

Placeholder code in een sjabloon:

Beste %firstname% %lastname%,

Bedankt voor uw boeking!

Placeholder code in een sjabloon:

Beste Arno de Beer,

Bedankt voor uw boeking!

De helptekst op de pagina waar je het sjabloon kunt maken vermeldt de tientallen beschikbare plaatshouders.

Blijf op de hoogte van de Sirvoy-functies

Sirvoy’s receptie zit boordevol functies – en we verbeteren dit regelmatig. Schrijf u in voor onze nieuwsbrief bovenaan de Sirvoy blog om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen.

De Sirvoy nieuwsbrief geeft je:

  • De laatste functie-updates
  • Gemakkelijke toegang tot onze nieuwste inhoud
  • Uitnodigingen voor webinars
  • En meer!

Referenties:

1. Dynamic Signal (State of Employee Communication and Engagement Study, 2019)

2. American Hotel & Lodging Association (State of the Hotel Industry, 2021)

3. Salesforce (State of the Connected Customer, 2022)

4. Dynamic Yield Research (State of Personalization in Email, 2020)

5. Klenty (Personalize Subject Lines to Double Your Cold Email Open Rates [Original Study], 2022)