Toestemming verkrijgen voor de verwerking van persoonsgegevens (AVG)

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in de Europese Unie moet elke verwerking van persoonsgegevens een wettelijke basis hebben, waaronder toestemming. De voltooiing van een contract kan ook een geldige wettelijke basis zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Met andere woorden, voor een hotelboeking mag u vertrouwen op het „uitvoeren van een contract“ als de wettelijke basis voor de verwerking van de persoonsgegevens van de gast.

Het is echter belangrijk op te merken dat de AVG de verwerking van persoonsgegevens beperkt tot het oorspronkelijke doel. Als u bijvoorbeeld ook van plan bent om marketing e-mails naar uw gasten te verzenden, dan moet u eerst hun toestemming verkrijgen om persoonsgegevens voor dat specifieke doel te verwerken.

(De volgende informatie is niet bedoeld als juridisch advies).

Dit is de definitie van toestemming volgens de AVG:

“Elke vrijelijk gegeven, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige indicatie van de wensen van de betrokkene, waarbij hij of zij, door middel van een verklaring of door een duidelijke positieve actie, instemt met de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot hem of haar”.

Boekingen kunnen op verschillende manieren worden ontvangen – via uw website, e-mail, telefoon, enz. Op basis van bovenstaande definitie kan worden gesteld dat wanneer een gast contact opneemt met uw accommodatie om een boeking te maken, en verklaart dat zijn of haar persoonlijke gegevens moeten worden geregistreerd in die boeking, dit een  “duidelijke toestemming gevende actie” is. Het is dan niet nodig om expliciet toestemming te vragen om de persoonsgegevens te verwerken met het oog op die boeking.

Voor boekingen die online worden gemaakt via de Sirvoy-boekingsengine, wilt u misschien nog steeds duidelijk toestemming van de gast verkrijgen, vooral als u van plan bent om persoonsgegevens voor andere doeleinden te verwerken. Dat kan door de checkboxfunctie ‘algemene voorwaarden’ te activeren. Of u een aangepast veld maken in de boekingsengine – een selectievakje met uw eigen aangepaste tekst; bijvoorbeeld “Ik geef hierbij mijn toestemming voor de verwerking van mijn persoonsgegevens ten behoeve van deze boeking”.