Je kunt op verzoek van je gasten persoonsgegevens uit een hun specifieke boeking verwijderen en deze anoniem maken.

  1. Open de betreffende geannuleerde of bestaande boeking en zorg ervoor dat de checkbox “uitgecheckt” is aangevinkt door de receptie en dat de gast uitgecheckt en betaald heeft.
  2. Er zal dan in het gedeelte met gastinformatie een rood icoontje worden weergegeven van een “anoniem persoon”, links van de knop “Bewerken”. Als je dit icoontje niet ziet, moet je de bovengenoemde stap van het uitchecken herhalen.
  3. Klik vervolgens op het “anoniem persoon” icoontje.
  4. Er komt dan een waarschuwing te voorschijn die je vraag of je zeker weet of je de persoonsgegevens wilt verwijderen omdat je de boeking hierna niet meer terug kunt vinden als je zoekt op persoonsgegevens, zoal naam, e-mail adres e.d. Deze bewerking kan niet ongedaan gemaakt worden.
  5. Klik op verwijderen, en de gast informatie wordt nu leeggemaakt.

Je hebt ook de mogelijkheid om meerdere boekingen tegelijk anoniem te maken.

  1. Ga hiervoor op de boekingen pagina naar het gedeelte “Afgehandelde Boekingen”.
  2. In de linker kolom, selecteer de uitgecheckte of gecancelde boekingen die je anoniem wilt maken.
  3. Klick vervolgens op het “anoniem persoon” icoontje, precies boven de eerste rij. Er zal een kleine tooltip verschijnen: “Verwijder persoonsgegevens van de geselecteerde boekingen”.
  4. Een eerste waarschuwingsboodschap komt te voorschijn die zegt: “Let op – deze actie is onomkeerbaar! Persoonsgegevens van 0 van 20 geselecteerde boekingen (alleen uitgecheckte of geannuleerde boekingen) worden verwijderd. Wil je deze gegevens verwijderen?”.
  5. Na het bevestigen verschijnt er een tweede melding: “Deze handeling kan niet ongedaan gemaakt worden en het het zal niet langer mogelijk zijn om deze boekingen te vinden op basis van persoonsgegevens. Weet je zeker dat je deze gegevens wilt verwijderen?”.
  6. Wanneer je op “Ok” klikt worden de gast-gegevens verwijderd uit de geselecteerde boekingen.

Om aan de AVG te voldoen hoef je boekingen niet te verwijderen of direct anoniem te maken wanneer een gast uitgecheckt en betaald heeft, zelfs wanneer sommigen zeggen dat het moet. Aan de andere kant, een hotel is verplicht om direct persoonsgegevens te verwijderen als de gast hierom vraagt, na dat deze is uitgecheckt en betaald heeft. De AVG geeft geen tijdslimit op voor hoe lang persoonsgegevens bewaard moten worden, maar ze mogen nooit langer dan nodig bewaard blijven. Deze tool is een goed middel om het systeem aan de AVG te laten voldoen terwijl de boekingen bewaard blijven zodat ze in de verkoop en bezettingsgraad statistieken blijven.