Nadat een factuur is afgedrukt, kan deze niet meer worden verwijderd, maar zal deze moeten worden gecrediteerd.
- Ga naar de factuurgegevenspagina en klik op “Creditfactuur maken”.
Er wordt een nieuwe factuur, een “creditfactuur” aangemaakt die gekoppeld is aan de originele factuur.
Dit heeft hetzelfde effect als het verwijderen van de originele factuur, maar de bedragen van beide facturen zijn nog steeds zichtbaar in het boekhoudrapport waarbij ze elkaar zullen opheffen.
Betalingen geregistreerd op facturen / kassabonnen vereisen handmatige verwerking
Als er op de factuur die wordt gecrediteerd, betalingen zijn geregistreerd, houd er dan rekening mee dat die betalingen niet noodzakelijk automatisch worden teruggeboekt. De meeste betaalmethoden vereisen handmatige stappen, bijvoorbeeld betalingen via PayPal of een kaartmachine. Dergelijke betalingen moeten handmatig worden gecontroleerd en teruggedraaid.
Kassabonnen worden altijd als betaald beschouwd, en tenzij een specifieke betalingsmethode wordt gekozen, worden ze geboekt op de grootboekrekening “Kasontvangsten (standaard)”. Dit geldt ook voor gecrediteerde kassabonnen – de “terugbetaling” wordt standaard op dezelfde grootboekrekening geboekt, tenzij een andere betaalmethode wordt gekozen. U kunt de betalingen op zowel de originele als de gecrediteerde kassabon wijzigen om te weerspiegelen wat er werkelijk is gebeurd. Als er bijvoorbeeld een terugbetaling is gedaan via PayPal, moet u dit handmatig registreren als een negatieve betaling. Als een betaling is geregistreerd op de originele kassabon, maar de betaling is nooit daadwerkelijk uitgevoerd, kunt u die betaling annuleren door een creditnota van die kassabon te maken.
Het einddoel is om credit- en debet te laten matchen. Als ze overeenkomen, zijn de transacties volledig teruggedraaid en boekhoudkundig ongedaan gemaakt. Als bijvoorbeeld $ 100 via PayPal wordt ontvangen, moet deze ook op de een of andere manier worden geretourneerd.