Als uw gasten online betalen op het moment van boeken, ziet u het betaalde bedrag als vooruitbetaling geregistreerd staan in de boeking. Boekhoudkundig kunnen deze vooruitbetalingen worden beschouwd als deposito’s of garanties. Afhankelijk van uw boekingsbeleid kan de aanbetaling soms zelfs worden terugbetaald.

In ieder geval mogen deze vooruitbetalingen pas als definitieve verkoop worden beschouwd als er een ontvangstbewijs of factuur is gemaakt, wat meestal gebeurt op de vertrekdatum.

Hoe kan ik vooruitbetalingen verrekenen?

Stel dat een gast online een kamer boekt voor in totaal  €100. U gebruikt PayPal en vraagt om een aanbetaling van 30%, dus de gast betaalt €30. De boeking wordt gemaakt in Sirvoy met een record van de ontvangen betaling.

  1. Aan het einde van de dag (of maand) exporteert u een rapport van PayPal en geeft het aan uw accountant. De accountant registreert + €30 op de PayPal-grootboekrekening en geeft aan dat het geld afkomstig was van de “Deposito’s” grootboekrekening.
  2. Een paar maanden later heeft uw gast zijn verblijf voltooid en staat hij op het punt om uit te checken. U maakt een kassabon voor €100. (Dit is wanneer de daadwerkelijke verkoop plaatsvindt.)
  3. De aanbetaling van €30 die in de boeking is geregistreerd, wordt nu overgemaakt op de kassabon en gebruikt als een “betalingsmethode” om het verschuldigde saldo te verminderen. De gast betaalt alleen de resterende €70.
  4. Aan het einde van de dag exporteer je een boekhoudkundig rapport van Sirvoy. Op basis van dat rapport registreert de accountant de verkopen van €100, en schrijft hij €30 bij op de “Deposito’s” grootboekrekening en €70 op de “Cash” grootboekrekening.

Met andere woorden, vooruitbetalingen die via PayPal (of een andere betalingsprovider) zijn ontvangen, kunnen dagelijks of maandelijks worden geregistreerd als een vast bedrag, met behulp van een grootboekrekening zoals “Deposito’s” of iets dergelijks. Zodra een verkoop is afgerond, vaak op de vertrekdatum, wordt het aankoopbewijs gedeeltelijk of volledig “betaald” met behulp van het geld dat beschikbaar is op de rekening “Deposito’s”.