Soms komt het voor dat u een gedeeltelijke terugbetaling moet doen aan een gast. Als u Stripe gebruikt, kan dit eenvoudig worden gedaan vanaf de pagina met boekingsdetails (zie dit artikel). Andere betaalmethoden, zoals PayPal of een kaartautomaat, vereisen handmatige stappen om betalingen terug te storten.

Als er een kassabon werd aangemaakt voordat de gedeeltelijke terugbetaling werd gedaan (bon is vergrendeld), moet u bepaalde stappen volgen om de terugbetaling correct te laten weergeven in de boeking, op de kassabon en in het boekhoudkundig rapport.

Hier is een voorbeeld hoe u dit kunt doen:

Stel dat u een boeking heeft van €100. Het is betaald en je hebt een kassabon aangemaakt. U wilt nu een gedeeltelijke terugbetaling van €40 doen en u wilt dat de boeking en het boekhoudingsrapport aantonen dat de gast €60 heeft betaald en u niets meer verschuldigd is. U wilt ook een correcte kassabon kunnen uitprinten.

  1. Voer een terugbetaling uit van €40 (als u Stripe gebruikt, klikt u op het rode pijlpictogram op de pagina met boekingsdetails. Na de terugbetaling kunt u direct naar stap 3 gaan, aangezien er een nieuwe betalingsregel wordt toegevoegd op de pagina met boekingsdetails, die de terugbetaling toont.)
  2. Klik op de pagina met boekingsdetails op “Betalingsnota toevoegen” en voeg een notitie van €-40 toe met de naam “Terugbetaald bedrag”.
  3. Klik op “Extra’s toevoegen” en noem het “Terugbetaling”. Schrijf $-40 onder “Eenheidsprijs”.
  4. Klik op de oude kassabon met een waarde van €100 en crediteer deze door te klikken op “Maak een credit kassabon”.
  5. Ga terug naar de boeking en maak een nieuwe kassabon aan. De nieuwe kassabon heeft nu een waarde van $60 (aangezien de extra “Refund” van $-40 eraan is gekoppeld).

Wanneer de nieuwe kassabon is aangemaakt, is de terugbetaling zichtbaar in de boeking, “Te betalen saldo” is “$0” en kan een kassabon worden afgedrukt. Het wordt ook correct geregistreerd in het boekhoudrapport.

Tip: Voor stap 3 hierboven kunt u een vooraf gedefinieerde interne Extra maken met de naam “Terugbetaling” onder Instellingen -> Extra’s -> Nieuwe toevoegen en deze koppelen aan een specifieke grootboekrekening voor een duidelijkere boekhouding.