De “Sirvoy Vault”-functie (vereist Sirvoy Pro) kan op twee manieren worden gebruikt: ofwel om creditcardgegevens in het algemeen op te slaan of als back-up oplossing voor kanaalboekingen. In beide gevallen worden de CC-gegevens gewoon opgeslagen zonder dat de kaart zelf aangeslagen wordt.

1. Gebruik Sirvoy Vault om creditcardgegevens op te slaan

Nadat u de functie onder Instellingen -> Financiën -> Sirvoy Vault hebt geactiveerd, moet u deze ook als voorkeursoptie selecteren onder Instellingen -> Financiën -> Creditcard betalingen. Hierdoor kunt u:

  1. Creditcard gegevens die automatisch zijn ontvangen via de Online Booking Engine opslaan.
  2. Creditcard-gegevens van uw gekoppelde verkoopkanalen automatisch opslaan.
  3. Creditcard-gegevens die telefonisch of met de receptie handmatig zijn ontvangen, opslaan in de gemaakte boeking onder “kaartgegevens”.

U vindt de kaartgegevens in het boekingsoverzicht onder “Kaartgegevens” in de linker benedenhoek en kunt ze gebruiken om kaarten handmatig op te laden – bijvoorbeeld via een externe automaat.

2. Sirvoy Vault als back-up voor kanaalboekingen

De klant activeert de functie onder Instellingen -> Financiën -> Sirvoy Vault. Dit zal Creditcard-gegevens van uw gekoppelde verkoopkanalen automatisch opslaan. U vindt ze in het boekingsoverzicht onder “Card gegevens” in de linker benedenhoek. Van daaruit kunt u de kaart handmatig aanslaan via een externe machine of via Stripe, de enige betalingsoplossing in Sirvoy die later verwerken van de card door het hotel accepteert.

Stuur de creditcardgegevens door naar Stripe en verwerk de kaart tijdens de boeking

Wanneer de kaartinformatie is ontvangen kun je deze doorsturen naar Stripe en vervolgens de kaart aanslaan vanuit de boeking. Dit vereist dat Stripe wordt geselecteerd en geactiveerd is als betalingsoplossing in Sirvoy.

Volg deze stappen om creditcardgegevens door te sturen naar Stripe voor onmiddellijke verwerking:

  1. Klik op “Verwerk kaart“ in de betaal-sectie van de pagina met boekingsdetails.
  2. Selecteer in de volgende weergave de optie ‘Nieuwe card toevoegen’
  3. Selecteer een credit card die wordt weergegeven onder ‘Card toevoegen die bestaat in de Sirvoy Vault’
  4. Deze kaart wordt nu weergegeven als geselecteerde kaart in “Verwerk card opgeslagen in Stripe”. Bekijk de details en klik op „Verwerk Card” om de betaling direct te verwerken. In het gedeelte Betaling van de pagina met boekingsdetails ziet u nu de geregistreerde Stripe-betaling.

Opmerking: In het geval dat een kanaal een virtuele kaart biedt, wordt deze meestal alleen opgeslagen in de Sirvoy Vault en moet deze later worden doorgestuurd naar Stripe voor het verwerken. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over het verwerken van virtuele kaarten.

Opmerking: Als je de Sirvoy Vault activeert en ook verbinding maakt met Stripe, worden de CC-gegevens van gasten die via een kanaal binnenkomen en in sommige gevallen ook Virtuele kaarten van kanalen opgeslagen in zowel Stripe als de Sirvoy Vault. Maar voor reserveringen via de eigen boekingsengine worden de CC-gegevens alleen opgeslagen in Stripe.

Opslag, beveiliging en AVG

Twee-factor-authenticatie moet worden ingesteld bij het activeren van de functie.

Sirvoy Vault maakt gebruik van een tool voor tokenisatie en de-tokenisatie.

De creditcardgegevens worden tot 30 dagen na het uitchecken bewaard in de Sirvoy Vault, in overeenstemming met de AVG. Als een creditcard wordt toegevoegd na het uitchecken, worden de creditcardgegevens in plaats daarvan bewaard tot 30 dagen nadat deze is toegevoegd.

De AVG staat het hotel echter toe de CC-gegevens op te slaan totdat de betaling volledig is voltooid. Een gast kan de AVG niet gebruiken om u deze te laten verwijderen voordat die tijd is verstreken.

De “Sirvoy Vault”-functie kan op elk gewenst moment door het hotel worden uitgeschakeld en alle creditcardgegevens in alle boekingen worden dan verwijderd. Houd er rekening mee dat ze niet kunnen worden hersteld, de actie is onomkeerbaar omdat er geen back-up wordt gemaakt.

Deze service is een betrouwbare service van een derde partij, er worden geen creditcardgegevens opgeslagen in het Sirvoy-systeem of servers.