Als uw gasten online betalen op het moment van boeken, wordt het betaalde bedrag automatisch geregistreerd als betalingsnota in die boeking. U kunt ook een (vooruit)betaling registreren door handmatig op “Betaalnota toevoegen” te klikken.
Gebruik betalingsnota’s voor twee doeleinden:
- Als informele notities. Laat ze achter in een boeking en neem ze niet op in het boekhoudrapport. Op deze manier fungeren ze als een post-it-briefje met de tekst: “Deze gast heeft al €100 betaald.”
- Als onderdeel van formele fiscale documenten. Neem ze op in het boekhoudrapport. Zo worden vooruitbetalingen meegenomen in uw boekhouding. Boekhoudkundig gezien worden vooruitbetalingen als schulden beschouwd; de gast is de dienst verschuldigd waarvoor hij al heeft betaald.
Om aan beide behoeften te voldoen, kunt u selecteren of u vooruitbetalingen wilt opnemen of niet wanneer u een boekhoudkundig rapport aanmaakt onder Facturering -> Boekhoudrapport. Daar moet u “Inclusief factuurbetalingen” inschakelen om vervolgens “Inclusief betalingsnota‘s” in te schakelen.
Laten we het volgende voorbeeld gebruiken om de resultaten te zien van het uitsluiten of opnemen van betalingsnota’s.
Voorbeeld situatie:
Betalingsnota’s zijn uitgesloten
Als Betalingsnota’s opnemen niet is geselecteerd bij het maken van het boekhoudrapport, worden alleen betalingen opgenomen die zijn gekoppeld aan een kassabon of factuur. De voorbeeldsituatie zou worden geregistreerd als:
Betalingsnota’s zijn inbegrepen
Als Inclusief betalingsnota’s is geselecteerd bij het maken van het boekhoudrapport, worden alle betalingen opgenomen die in Sirvoy zijn geregistreerd. Die betalingen verschijnen in het rapport met hun registratiedatum.
De voorbeeldsituatie zou worden geregistreerd als:
