Met de gastrelatietools van Sirvoy kan je gasten volgen tijdens meerdere verblijven, hun voorkeuren onthouden en duurzame relaties opbouwen. Met deze hulpmiddelen kan je snel terugkerende gasten identificeren, hun boekingsgeschiedenis bekijken en toegang krijgen tot belangrijke gegevens, zoals totale uitgaven en contactgegevens.
Gastenpagina en database
De gastenpagina is een gecentraliseerde lijst van alle voormalige en huidige gasten. Je kan gasten sorteren en zoeken op basis van verschillende criteria:
- Gastnaam
- Aantal verblijven
- Meest recente verblijf
- Bedrijf
- Land
- Gaststatus
- Totaal betaald bedrag (over alle verblijven)
Zoeken naar gasten op de gastenpagina
De gastenpagina bevat een flexibele zoekfunctie waarmee je volledige of gedeeltelijke overeenkomsten in meerdere velden kunt vinden. Bijvoorbeeld:
- Als je zoekt op ‘Sirvoy’, krijg je gasten te zien die aan Sirvoy gekoppeld zijn, ongeacht of ze zijn gekoppeld aan hun bedrijfsnaam, e-maildomein of een ander veld.
- Als je zoekt op “608”, worden alle gasten weergegeven met een telefoonnummer, e-mailadres of straatadres waarin 608 voorkomt.
Dankzij deze krachtige zoekfunctie kan je snel gastgegevens vinden, zelfs als je beperkte informatie hebt.
Gastprofielen
Klik op de naam van een gast waar deze in het blauw verschijnt om zijn gastprofiel te openen. Dit dient als een permanent verslag van de gast en omvat:
- Contactgegevens (e-mail, telefoon, adres, enz.)
- Een lijst met eerdere boekingen
- Kamers van hun laatste boeking
- Een profielnotitie om gastvoorkeuren voor in de toekomst vast te leggen
Om de gastgegevens te bewerken, klik je op Bewerken in het gastprofiel .
Gasten identificeren
Sirvoy houdt de identiteit van gasten bij op basis van e-mailadressen en telefoonnummers, niet op basis van namen. Hiermee voorkom je verwarring met veelvoorkomende namen (zoals John Smith). Eén gast kan meerdere e-mailadressen en telefoonnummers aan zijn profiel koppelen.
Wanneer er een nieuwe boeking wordt gemaakt, koppelt Sirvoy deze automatisch aan een bestaande gast op basis van het e-mailadres of telefoonnummer. Als er geen match wordt gevonden, wordt er een nieuw gastprofiel aangemaakt.
Als een boeking een telefoonnummer heeft dat overeenkomt met één gast en een e-mailadres dat overeenkomt met een andere gast, gebruikt Sirvoy het e-mailadres om de gast te identificeren.
Hoe gastprofielen en boekingen samenwerken
In een boeking die aan een gastprofiel gekoppeld is, worden de eerdere verblijven van de gast vermeld. Om meer details te zien, kan je het gastprofiel openen door op de naam van de gast te klikken.
Gastgegevens synchroniseren
Standaard worden de gastgegevens in een boeking automatisch bijgewerkt in het gekoppelde gastprofiel, zodat de meest recente informatie wordt opgeslagen. Deze synchronisatie kan indien nodig echter worden uitgeschakeld.
Om de automatische synchronisatie uit te schakelen, bewerk je de instellingen voor gastprofielen zo:
- Open het gastprofiel.
- Klik op bewerken.
- Schakel synchronisatie met boekingsgegevens uit.
- Klik op opslaan om af te ronden.
Zodra deze optie is uitgeschakeld, worden boekingswijzigingen in de gastgegevens niet in het gastprofiel bijgewerkt.
Gaststatus
De gaststatus wordt weergegeven door kleine pictogrammen die in één oogopslag inzicht geven in de status van een gast. Deze pictogrammen worden weergegeven op de gastenpagina, de boekingspagina, binnenin een boeking en in het snelle overzicht van de kalender.
De gaststatus omvat:
-
- Nieuw – een gast die voor de eerste keer verblijft
- Terugkerend – een gast die eerder is verbleven
- Geblokkeerd – een gast die als lastig is gemarkeerd
- Er zullen binnenkort meer statusopties aan de bèta worden toegevoegd.
Dankzij deze statuspictogrammen kan het personeel snel terugkerende gasten herkennen en hun service hierop afstemmen.
Lastige gasten blokkeren
Om een gast te blokkeren:
- Open hun gastprofiel.
- Klik op Bewerken.
- Schakel Blokkeer deze gast in.
- Klik op Opslaan om af te ronden.
Wat gebeurt er als gasten worden geblokkeerd?
- Interne boekingen – Geblokkeerde gasten kunnen niet handmatig door je team worden geboekt. Er zal dan een waarschuwing verschijnen zodra je de boeking probeert te bevestigen.
- Openbare booking engine – Geblokkeerde gasten kunnen doorgaan naar de bevestigingspagina, maar krijgen het volgende bericht te zien: “Helaas kunnen wij deze boeking niet accepteren.”
- Boekingskanalen – Geblokkeerde gasten kunnen nog steeds boeken via platforms zoals Booking.com en Airbnb. Als dat het geval is, zal je hiervan op het Dashboard op de hoogte gesteld worden en zal je de Geblokkeerd status krijgen.
- Geblokkeerde gaststatus – De Geblokkeerd status wordt bij gasten en hun boekingen weergegeven om je team te waarschuwen.
- Dashboardwaarschuwing: er zal een kaart op het dashboard verschijnen als er opkomende boekingen voor geblokkeerde gasten zijn.
Om een geblokkeerde gast opnieuw te laten boeken, verwijder je de blokkering uit zijn/haar gastprofiel.
Gastprofielen splitsen en samenvoegen
Binnenkort beschikbaar
Aangepaste statuslabels
Binnenkort beschikbaar
Nieuw boekingsproces voor terugkerende gasten
Binnenkort beschikbaar
Gastrelatiestools Starter vs. Pro
Pro-accounts hebben volledige toegang tot gastrelatietools, maar Starter-accounts hebben enkele beperkingen.
Wat Starter-accounts kunnen doen
- Bekijk op de boekingsdetailpagina, boekingspagina en in de kalender of een gast nieuw of terugkerend is.
Wat enkel Pro-accounts kunnen doen
- Ga naar de gastenpagina.
- Bekijk een lijst met andere boekingen voor een gastprofiel op de boekingdetailspagina.
- Open of bewerk gastprofielen, koppel/ontkoppel boekingen of bekijk en bewerk profielnotities .
Voor volledige toegang tot gastrelatietools kan je overwegen om te upgraden naar Pro.