Wanneer het vierde bedrijf van La Bohème vervaagt en het publiek opstaat om hun ovaties te geven op Puccini’s klassieke opera, is het niet alleen een muzikaal meesterwerk dat ze toejuichen. Het is ook een meesterwerk op het gebied van planning, logistiek en samenwerking. Een goed werkende machine is vereist. Bij GöteborgsOperan, het prachtige operahuis aan de westkust van Zweden, is het reserveringssysteem van Sirvoy een van de vele radertjes in zo’n goed geoliede machine. Verbaasd? Dat zou je niet moeten zijn. Operahuizen zijn slechts een van de talloze bedrijven waar een goed doordacht boekingssysteem een perfecte oplossing kan blijken te zijn. Ga met ons mee als we Kristoffer Pålman ontmoeten. Na 22 jaar achter de schermen te hebben gewerkt, kent hij de bouten en moeren van hoe het werkt. We vroegen hem hoe Sirvoy een sleutelrol heeft gespeeld in zijn werk.
Vertel ons allereerst hoe het is om in een operahuis te werken?
Het is zeker een interessante werkplek met een zeer grote verscheidenheid aan taken waarvoor de klok rond creatief moet worden nagedacht. Je ontmoet veel interessante mensen die niet bang zijn om hun mening te geven. We hebben vooral veel plezier. Daarom ben ik hier na ruim twintig jaar nog steeds. Het afgelopen jaar is echter heel anders geweest vanwege de pandemie. We hopen en plannen dat de herfst van 2021 een keerpunt zal zijn.
Er gebeurt zoveel in een operahuis. Hoe past Sirvoy in het plaatje?
We hebben toegang tot ongeveer 40 appartementen in de stad die nodig zijn voor onze bezoekende teams, regisseurs, choreografen, decorontwerpers, dansers, zangers, enz. Velen komen ruim van tevoren aan en reizen voor de première verder, anderen komen later aan. Sommigen brengen hun hele gezin mee. Het kan erg lastig zijn om aan ieders behoeften en wensen te voldoen, maar we willen dat iedereen zich welkom voelt. Sirvoy is mijn hulpmiddel om dit te laten werken.
Hoe is het allemaal begonnen?
Tien jaar geleden werd ik verantwoordelijk voor de appartementen. In die tijd werden boekingen afgehandeld met pen, papier en gum. Ik wist meteen dat het voor mij niet zou werken. Ik ging op zoek naar webgebaseerde boekingssystemen en vond Sirvoy. Het leek aan onze behoeften te voldoen, dus ik heb me aangemeld voor een gratis proefperiode.
Was het gemakkelijk om te beginnen?
Jazeker! Sirvoy spreekt voor zich en de chatfunctie is echt goed, je krijgt direct hulp. Maar ons bedrijf is natuurlijk een beetje bijzonder. Ik gebruik het systeem op een ongebruikelijke manier en begrijp dat niet alles meteen kan worden opgelost.
“Sirvoy is zeker een tool dat door verschillende soorten bedrijven kan worden gebruikt.”
Welke onderdelen van het systeem vind je het leukst?
Ik gebruik de Kalenderweergave veel. Het geeft me een goed overzicht van wat er gebeurt. Ik moet vaak boekingen wijzigen en verplaatsen. Omdat ik altijd de projectnaam in de boeking invul, is de zoekfunctie super. Als ik bijvoorbeeld op een bepaald project of datum zoek, krijg ik direct alle benodigde informatie. Ik kan het dan als een rapport naar de projectmanager sturen, of ik wil misschien enkele data dubbel controleren. Het is allemaal heel snel en gemakkelijk, wat ik best gaaf vind!
Ik hou ook van de functies om meer Sirvoy-gebruikers toe te voegen en de mogelijkheid om beperkingen in te stellen. De receptie van de opera heeft toegang tot het systeem voor het afhandelen van sleutels, maar dan kan ik ze beperkte toegang geven zodat ik niet bang hoef te zijn dat ze per ongeluk iets uit het systeem verwijderen. Ook heeft de schoonmaakafdeling een login zodat ze kunnen zien wanneer de appartementen schoongemaakt moeten worden en ze alleen zien wat ze nodig hebben, dus er is geen verwarring. Ik hou echt van het systeem en kan zien dat alles goed doordacht is om flexibel te zijn. Sirvoy is zeker een tool die voor een aantal verschillende bedrijven kan worden gebruikt.
Kristoffer gaat weer aan het werk en ik verlaat het operahuis. De zon en een warme wind verwelkomen me, de lente hangt in de lucht. Misschien heb je ooit de gelegenheid om Göteborg te bezoeken en zijn prachtige operahuis direct aan het water, waar de rivier de zee ontmoet. Als je gaat zitten en het geroezemoes stilvalt voor de voorstelling, denk dan eens na over al het harde werk dat achter de schermen gebeurt, alles werkt samen om je een onvergetelijke ervaring te bezorgen.
